Proyek Integrasi Manajemen

BAB 4
Project Integration Management

Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi.
Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.
• Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung
• Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan
• Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak
• Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface
• Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

Proses dan overview Project Integration Management

Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:

• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar
dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan
lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.


• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas,
pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian
jadwal.

• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari
perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.

• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan
untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling
efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim
kerja.

• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan
disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan
kinerja,danpenyelesaian administratif.

• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan
pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko
dan pengendalian penanggulangan resiko.

• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan,
perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan
peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan
penyelesaian kontrak.

• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar
dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.
Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana
proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan

Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah
rencana proyek .

Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentukproposal.

Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.

Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge)meliputi: :

(i) manajemen integrasi proyek, terdiri dari ;
pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasidenganbaik.

(ii) manajemen ruang lingkup proyek ;
Dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek.

(iii) manajemen waktu ;
mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya.

(iv) manajemen biaya ;
meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan.

(v) manajemen mutu ;
dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder).

(vi) manajemen sumber daya manusia (SDM) ;
mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek.

(vii) manajemen komunikasi proyek, terdiri atas ;
perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola denganbaik.

(viii)manajemen resiko ;
mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul.

(ix)manajemen pengadaan ;
mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah.

Contoh Outline untuk a Software Project Management Plan (SPMP).

Analisis Stakeholder dan contohnya.
STAKEHOLDERS ANALYSIS
• Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan
1. nama dan organisasi stakeholder
2. peranannya dalam proyek
3. fakta-fakta unik mengenai stakeholder
4. level keterlibatannya dan
5. ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholde
Contohnya :

Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan penting yang di butuhkan

4. MENGELOLA EKSEKUSI PROYEK
1. Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan
2. Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek
3. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilka

KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK
• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques
1. Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar
2. Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan
3. Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek

Alat dan teknik eksekusi proyek :
• Metodologi manajemen proyek
• Manajemen proyek sistem informasi

Integrated change control dan process pada proyek TI

INTEGRATED CHANGE CONTROL

• Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle

• Tujuan utama pengendalian perubahan
1. Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality).
2. Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
3. Mengelola perubahan yang terjadi

KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT

1. Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya.
2. Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat.
3. Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses komunikasi dan negosiasi yang konstan.
4. Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut.

Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)

SISTEM KONTROL PERUBAHAN
1. Adalah proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah
2. Menggambarkan orang yang berwenang untuk¢membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut
3. Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB), manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya

CHANGE CONTROL BOARD
1. Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui.
2. Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi.
3. Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.

MANAJEMEN KONFIGURASI
 1. Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang dihasilkan sudah benar dan lengkap
2.  Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikan karakteristik produk berdasarkan fungsional dan desain fisik produk
3. Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan
4. konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan requirement.
Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan, tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses.
Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu :
• Inisiasi Proyek
• Perencanaan Proyek
• Eksekusi Proyek
• Kontrol Proyek
• Penutupan/akhir proyek

Inisiasi Proyek
Pada manajemen proyek, fase inisiasi merupakan batu pijakan penting untuk memulai sebuah proyek. Dalam fase inilah, tiga poin utama yaitu lingkup pekerjaan, harga dan jadwal ditentukan. Penentuannya dapat dilakukan berdasarkan kesepakatan pemilik proyek dan penerima pekerjaan, atau hanya berdasarkan keputusan pemilik proyek. Di sini, keahlian negosiasi akan berperan banyak. Biasanya, dalam proyek yang melibatkan pihak pemerintahan, harga dan jadwal sudah ditentukan berdasarkan penetapan anggaran di tahun yang sedang berjalan. Oleh karena itu, penerima pekerjaan perlu bernegosiasi untuk masalah lingkup pekerjaan supaya tidak ada kerugian di kedua belah pihak.

Perencanaan Proyek
Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim. Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau dikarenakan tidak adanya perencanaan.

Eksekusi Proyek
Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu proyek tidak terikat secara langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari sebuah proyek apalagi jika itu adalah sebuah proyek yang berskala besar. Tapi yang harus disadari seorang manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus berjalan apapun hambatan yang mungkin dihadapi.

Kontrol Proyek
Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

Akhir Proyek
Melakukan formalisasi hasil proyek, berupa produk, servis, ataupun hasil khusus dari proyek





Mengelola proyek terdiri dari pelaksana kegiatan ditetapkan untuk mencapai tujuan proyek. Kegiatan proyek ini atau proses yang lebih atau kurang sama untuk hampir semua proyek. Tapi tergantung pada proyek, stres pada setiap proses akan ditentukan oleh Manajer Proyek dan tim proyek.
Mari kita lihat definisi umum dari proses sebelum masuk ke proses kelompok.
* Proses adalah serangkaian tindakan yang saling terkait & kegiatan yang dilakukan untuk mencapai produk pra-ditentukan, hasil, atau layanan.
* Setiap proses ditandai dengan input, alat & teknik yang dapat diterapkan, dan output yang dihasilkan. [1]
Masukan adalah prasyarat atau kriteria entri untuk memulai proses. Output kriteria keluar atau hasil dari proses yang proses berakhir. Alat & teknik metode diterapkan pada kriteria entri untuk mencapai hasil yang dibutuhkan. Output dari satu proses umumnya menjadi masukan untuk proses lain
atau deliverable proyek. Mendefinisikan batas-batas setiap proses memastikan kontrol yang lebih baik atas seluruh proyek dan tujuan proyek.
Proses manajemen proyek dikelompokkan ke dalam 5 kategori berbeda yang disebut sebagai Kelompok Proses. Mereka adalah: Memulai, Perencanaan, Pelaksana, Pemantauan & pengendalian dan Penutupan. Kelompok-kelompok ini proses memberikan bimbingan dalam menerapkan proyek manajemen pengetahuan dan keterampilan yang sesuai selama proyek.
• Memulai Kelompok Proses - Proses tersebut dilakukan untuk mendefinisikan sebuah proyek baru atau sebuah fase baru dari proyek yang sudah ada dengan memperoleh izin untuk memulai proyek tersebut. Berikut adalah Input, Peralatan & Teknik, Output (ITTO) dalam bentuk Mind Map untuk Memulai Proses Kelompok Proses .
• Proses Perencanaan Kelompok - Orang proses yang diperlukan untuk menetapkan ruang lingkup proyek, menyempurnakan tujuan, dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan untuk mencapai.
• Pelaksana Kelompok Proses - Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi proyek.
• Monitoring dan Pengendalian Proses Kelompok - Orang-proses yang diperlukan untuk melacak, review, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasi area di mana perubahan rencana yang diperlukan, dan memulai perubahan yang sesuai.
• Penutup Proses Kelompok - Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan semua kegiatan di semua Grup Manajemen Proyek Proses untuk secara resmi menutup proyek.
Aku menambahkan peta pikiran kelompok proses manajemen proyek dan proses sesuai PMBOK 4th Edition dalam pos lain - di sini
Setiap salah satu dari kelompok ini proses telah didefinisikan dengan baik interaksi antara mereka. Juga, kelompok-kelompok ini mirip proses Deming PDCA (Plan-Do-Check-Act).
Dalam kasus proyek-proyek besar, masing-masing proses proses kelompok dapat diulang untuk setiap fase bukannya mendefinisikan kelompok proses untuk keseluruhan proyek. Ini upaya ekstra memberikan kontrol lebih besar atas proyek.
Catatan tentang Siklus Deming
Edward Deming mengusulkan model yang sangat baik untuk menganalisis proses bisnis di tahun 1950. Model lingkaran umpan balik Nya dapat dimanfaatkan untuk proses siklus yang mengambil masukan dari output dari siklus sebelumnya.
* RENCANA: datang dengan komponen proses baru atau diubah untuk meningkatkan hasil. Secara langsung berhubungan dengan kelompok proses perencanaan dalam Manajemen Proyek. Entah rencana baru yang dibuat selama awal proyek atau rencana dimodifikasi & baselined ulang berdasarkan masukan dari proses proyek lainnya.
* DO: Melaksanakan rencana dan mengukur kinerjanya. Secara langsung berhubungan dengan kelompok proses eksekusi.
* PERIKSA: Menilai pengukuran dan melaporkan hasilnya kepada pengambil keputusan. Secara langsung berhubungan dengan pemantauan dan pengendalian proses kelompok.
* ACT: Menentukan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan proses. Ini adalah permintaan perubahan dan perubahan proses output dari pemantauan & pengendalian proses. Manajer Proyek & tim manajemen meninjau semua permintaan perubahan / rencana yang dibutuhkan & perubahan proses dan menyetujui mereka.

Sumber : Project Management Institute, “A Guide To The Project Management Body Of Knowledge”, Newton Square, USA, 1996.